1.以商会名义向外发送的各类正式公文、函件等，需经部门负责人审阅，会长或秘书长签发。

2.商会对内、对外签订的合同，经会长同意后由所涉及部门负责办理，并在办理完毕后将原件统一交秘书处分类存档，以便随时备查。

    3.建立文件传阅制度，对上级来文和商会文件在副会长以上传阅。